“Các bạn in sai ảnh cho mình rồi, mình đã gửi email nhưng sau đó có thay đổi mình báo qua điện thoại, facebook, zalo…. rồi mà”
Trong quá trình làm việc không ít lần Rửa ảnh giá rẻ (Ngầu Photo) gặp phải những phản hồi trên từ khách hàng về việc in sai, in không đúng yêu cầu của khách hàng với chỉ một nguyên nhân duy nhất là “Khách hàng gửi thông tin liên tục qua rất nhiều kênh khác nhau” dù rằng Rửa ảnh giá rẻ đã hướng dẫn quy trình làm việc cũng như cách thức gửi in rất cụ thể. Cách làm như vậy là không đúng so với quy trình nên rủi ro xảy ra là điều không tránh khỏi
Về quy trình nhận ảnh Rửa ảnh giá rẻ đã công bố đầy đủ trên website là chỉ nhận qua email ruaanhgiare@gmail.com và lý do tại sao được nêu ở bài viết này các bạn xem để hiểu được:
Đứng ở vai trò khách hàng thì cứ cái gì tiện nhất, nhanh nhất thì xử lý cho nhanh. Nhưng đứng ở vai trò của người sản xuất, nhất là sản xuất ảnh nó rất lắt nhắt nên rất cần sự chính xác cụ thể và bao quát được tối đa.
Hàng ngày Rửa ảnh giá rẻ có hàng chục đơn hàng mỗi khách có thể in hàng trăm hàng nghìn cái ảnh, trong ảnh có hàng trăm chi tiết nhỏ khác nhau không thể nhớ được hết. Chưa kể nhân sự làm việc của Rửa ảnh giá rẻ sản xuất từ sáng đến tối nên chia ca làm việc khách nhau. Vì thế nếu cứ mỗi một thay đổi chỉnh sửa khách hàng lại gọi điện hoặc nhắn tin, chát mô tả ảnh này đổi như này ảnh kia đổi như kia cho nhanh thì việc nắm được thông tin là việc rất hạn chế bởi hàng ngày có hàng trăm tin nhắn rồi điện thoại hotline ca này nghe ca khác xử lý nhiều nên sẽ không update được thông tin đầy đủ. Dù cho Rửa ảnh giá rẻ rất muốn support khách hàng nhanh nhất, tốt nhất nhưng nếu như để yêu cầu cho nhanh, tiện lợi nhưng tiềm ẩn nhiều rủi ro sai sót thì đó vẫn không phải là phương án tốt nhất cho mọi người.
Bởi vậy một nguyên tắc bất di bất dịch của Rửa ảnh giá rẻ là chỉ làm việc qua một đầu mối là email ruaanhgiare@gmail.com. Tất cả các yêu cầu về ảnh dù gửi mới, hay thay đổi hay huỷ đơn đều yêu cầu qua email hết, gọi điện hay chát thì chỉ để báo là có thay đổi và gửi vào email rồi để Rửa ảnh giá rẻ chú ý kiểm tra cho kịp thời tránh sai sót vì email như cuốn sổ lưu lại tất cả và không bao giờ trôi đi hay mất đi cho đến khi đơn hàng đã xử lý xong và trả ảnh thì mới xoá.
Khi làm việc, yêu cầu, chốt thông tin qua một đầu mối là email để giảm thiểu rủi ro:
- Toàn bộ thông tin, yêu cầu của khách dù gửi mới hay thay đổi đều được tập hợp đầy đủ. Khi xử lý đến Rửa ảnh giá rẻ sẽ đọc cụ thể, nếu không hiểu có thể gọi điện để hỏi lại và khi đã hiểu sẽ chốt lại yêu cầu trên email rồi cứ thế xử lý theo.
- Toàn bộ thông tin sẽ được lấy làm căn cứ để đối chiếu hàng hoá về sau trong trường hợp Rửa ảnh giá rẻ có in sai thì có thể đối chiếu lại để in lại cho khách hàng
- Điện thoại, Chát (Facebook, Zalo, Skype…) chỉ mang tính chất tư vấn nhanh, hướng dẫn gửi in, giải đáp các thắc mắc trước khi đặt hàng, thông báo có hàng hoặc liên hệ nhanh. Không mang tính chất chốt đơn hàng, yêu cầu xử lý đơn hàng bởi hàng ngày có hàng trăm cuộc gọi cũng như tin nhắn và các thông tin đó sẽ trôi đi hết, tin nhắn cũng có thể vào tin nhắn chờ, tin nhắn từ người lạ, tin spam hoặc một cách nào đó bị xoá đi là mất dấu. Như vậy mọi việc trôi đi và sai sót xảy ra.
- Dù khách hàng có báo qua chát nhưng ngay lúc đó chưa xử lý đơn hàng ngay được mà xử lý theo thứ tự đơn trước đơn sau. Để đến lúc làm đến đơn hàng của khách thì lại có các tin nhắn khác đến và trôi hết thông tin đi kiểm soát lại rất mất thời gian.
- Liên hệ qua điện thoại nhiều người làm ca này ca kia nên sẽ dễ dẫn đến tình trạng quên, bỏ sót và dẫn đến sai sót xảy ra.
- Rửa ảnh giá rẻ làm việc qua email là chính, các kênh nhắn tin như nhắn tin điện thoại, facebook, zalo, skype… nhiều lúc không thể check được ngay lúc đó. Đôi lúc có thời gian bên mình mới ngồi check và trả lời sau. Như vậy dễ khiến các tin nhắn không được xử lý kịp thời ngay thời điểm in và xảy ra rủi ro.
Chính vì những khó khăn trên và thực tế đã gặp phải rủi ro xảy ra vì việc khách hàng liên hệ quá nhiều hình thức và nhắc việc qua nhiều hình thức dẫn đến thông tin yêu cầu cuối cùng không tập trung, không nắm được và dẫn đến sai sót, Rửa ảnh giá rẻ xây dựng quy trình làm việc của mình mọi vấn đề về yêu cầu in ảnh, thay đổi, bổ sung,… đều phải xác nhận thông báo qua email 100%
Chắc chắn sẽ không nhanh như gọi điện hay chát nhưng bảo đảm sẽ giảm tối đa sai sót in không đúng yêu cầu xảy ra. Quan trọng nhất cuối cùng vẫn là sản phẩm phải tốt, đúng yêu cầu và kịp thời
Rất mong các bạn thông cảm !
